1、全新的機遇

  在這個競爭激烈的時代,信息化的重要性和地位空前突出;大量的企業開始注重利用信息化手段優化企業的管理、增強企業的核心競爭力。企業不僅要通過降低成本提高效率來保障企業的利潤,更需要在信息化建設過程中結合業務發展不斷創新;通過規范管理、知識整合及傳遞、從提高單一效率到通過協同提高企業整體效率等都是當前企業家重點考慮的問題。而通過網絡化的協同信息化系統來改善管理運作是其中之一必要的解決方案。

  “SkyOA協同辦公系統”是基于“天絡SkyCenter技術框架平臺”研發的產品之一,是天絡公司積累多年的企業信息化實施經驗,能滿足企業在不同發展階段不斷變化的企業信息化需求,能快速響應及部署實施的企業信息化平臺;它區別于傳統高投入、高實施風險的企業信息化系統,以合理的成本為不同規模的企業提供個性化的企業內部管理手段。
 

2、信息化給企業帶來的價值

  • 實現信息有效的流通:消除了企業內部信息流通不暢的問題,促進企業內部人員的有效溝通,提高了員工的合作意識,增強了企業的凝聚力。
  • 實現資源和知識共享:將員工的經驗與技術轉化成企業內部資源,既提高了員工的學習和創新能力,也避免了因人員的流動而導致的工作延誤。
  • 提高工作效率:通過公文流轉的自動化,避免了傳統公文流轉時由于手工遞送而帶來的工作延誤以及人員、時間的浪費,保證了工作能夠快捷、準確的被處理。
  • 實現有效管理:有效監管工作人員的工作情況,實現實時工作任務的監督與催辦。
  • 職責分明:明確工作崗位與工作職責,增強人員的責任感,減少工作中的推托、扯皮等現象。
  • 降低成本:大大減少辦公開支,降低管理成本。節約時間、節約紙張、節約電話費、傳真費用等,減少了差錯率,提高整體的工作效率。
  • 瀏覽器使用方式,無須安裝專用程序,實現遠程辦公和移動辦公,使辦公不再受地域的影響,可以通過網絡連接隨時隨地辦公。
  • 信息集中管理、支持企業內部用戶信息共享。
  • 支持流程表單自定義、工作流程自定義,迎合不同企業的內部流程;
  • 采取對敏感數據的加密手段,通過SSL的方式保障了數據傳送過程的安全。
     

3、應用之道

3.1 協同工作

  “天絡SkyOA協同辦公系統”以解決互相配合為主要應用目標之一;協同概念從初現市場到目前逐漸風行,證明了協同對工作所帶來的幫助確實很大,已經成為現代化辦公工作中不可缺少的得力助手。除了提高員工之間的交互能力外,規范協作和監控也是信息化建設重點考慮的問題。在我們的平臺中也提供了解決這些問題的的功能模塊,詳細介紹如下:

  • 公文管理:實現流程規范與協同寫作;公文管理中的協同寫作思想,能夠支持多人依據一定條件,共同編輯、修改、審核一篇文檔。協同寫作實現了單人電子寫作不好實現的一些功能,如:筆跡留痕、電子印章、手寫簽名與手寫批注,同時在文檔的修改意見、核稿等方面更加自動化。
  • 個人、團隊日程管理:優化時間管理,提高團隊工作透明化;做好事前規劃,從容面對繁多的工作安排;“工作提醒”無須人為干預和記憶,就能自動化動提醒應該處理的工作,使員工能夠大大降低工作安排的記憶量,使工作更加輕松;對工作安排做到心中有數,從容應對。
  • 信息共享與交流,因溝通而和諧:信息共享與交流在天絡信息化服務平臺中的對應功能,主要是公共文件、檔案中心、項目管理、新聞、通知、公告、論壇,以及電子郵件、即時通訊等等。信息的充分共享與交流,能使企業內部因信息透明、溝通及時,而營造出和諧的人文環境,從而顯著提高工作效率。
  • 檔案管理:文件管理更高效;檔案管理是文秘人員日常工作比較繁重的工作內容之一。企業因日常工作積累的文件、檔案大量存在。檔案歸檔、整理、出借、入庫等等工作相當繁重。天絡信息化服務平臺的檔案管理功能,能夠用電腦自動實現檔案在多人間的歸還、借閱、入庫等等工作,大大提高了工作效率,減少文檔管理工作負荷的同時也減小工作誤差并規范了文檔管理的制度。
     

3.2 知識管理

  目前很多管理者也切身認識到信息資源不能共享所帶來的弊病。知識管理是指為了提高企業競爭力而對知識進行識別、整理、傳遞和充分發揮其作用的過程。知識管理就是運用集體智慧提高應變和創新能力,是為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑。所以如何提升和引導員工學習熱情、綜合素質是企業應考慮的重要課題。企業除了在線下要整理和組織相關知識性材料外,OA對各種學習資源、資料信息的分類、整理、發布、共享起著積極作用,為企業員工提供一個專門學習、知識掌握的場所。在我們的系統中規劃了公共文件、檔案中心、信息發布、論壇等模塊提供給企業靈活應用。
 

3.3 梳理流程、規范管理

  傳統的管理方式造成整個單位辦公環境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發生,管理成本、辦公費用居高不下,不但給企業帶來了嚴重的經濟負擔,而且也不能營造一個和諧的辦公環境。領導在日常繁忙的工作中,不能及時、有效的對各項工作按輕重緩急來處理,給許多領導帶來了繁重的工作壓力。因此企業需要一套規范化的管理模式,讓所有的工作不但能有條不紊,還能節省時間、成本并提高效率。在我們的平臺中也提供了輔助解決這些問題的的功能模塊,詳細介紹如下:

  • 公文管理:把傳統流程電子化,利用電子表單和工作流規范流程,實現可監控、可追溯、及時提醒辦理;避免違規操作并可快速搜索和查看歷史信息。
  • 耗費物、物品管理:物品管理責任到人,遵循庫存管理原則,結合申請審批、領用確認流程能有效規范管理;
  • 交辦任務:工作安排明確,結合任務修改留痕、任務日志及即時消息提醒能及時掌握工作計劃;
     

4、模塊總覽(請點擊一下模塊查看詳細介紹)

天絡協同辦公(OA)系統模塊總覽
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